ก่อนที่จะการปรับแต่งไฟล์งานของร้าน ถ่ายเอกสาร ขอแนะนำโปรแกรมพื้นฐานแบบสั้นๆก่อน ดังนี้

3 โปรแกรมพื้นฐานที่ร้าน ถ่ายเอกสาร ควรเรียนรู้

1. โปรแกรม Microsoft Wordคือ โปรแกรมประมวลผลคำแบบพิเศษที่ช่วยให้สร้างเอกสาร เช่น เหมาะกับงานด้านการพิมพ์เอกสารทุกชนิด บันทึกข้อความ รายงาน บทความ ประวัติ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุง ความถูกต้องในการพิมพ์เอกสารได้ สามารถแปลงไฟล์เป็น PDF. อย่างง่ายดายด้วยเช่นกัน
2. โปรแกรม Microsoft Excelโปรแกรมทางด้านตารางคำนวณ หรือที่เรียกว่า เสปรตชีต (Spreadsheet) เป็นโปรแกรมในชุด Microsoft Office มีความสามารถในด้านการสร้างตาราง การคำนวณ การวิเคราะห์ การออกรายงานในรูปแบบตารางและกราฟ สามารถสร้างรายงานสรุปผลในมุมมองต่าง ๆ เช่น ตารางสรุปยอดขาย ตารางสรุปข้อมูลสินค้า สรุปงบดุล สรุปแผนการผลิต สรุปข้อมูล ขาดลามาสาย ของพนักงาน เป็นต้น สร้างกราฟ นำเสนอข้อมูล ในรูปแบบต่าง ๆ ได้อย่างมากมาย
3. โปรแกรม Microsoft Power Pointคือ โปรแกรมที่ใช้นำเสนอ การทํางานในรูปของภาพนิ่ง (slide) คือเเผ่นเอกสารเดี่ยว ๆ ที่เเสดงสิ่งต่าง ๆ ตัวอักษร กราฟตาราง รูปภาพ หรืออื่นๆ เเละสามารถเเสดงไลด์ลงบนแผ่นกระดาษหรือเครื่องฉาย หรือ หน้าจอคอมพิวเตอร์ ดังนั้นเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ที่บางครั้งงานที่ส่งมาพิมพ์ที่ร้านถ่ายเอการ จะเป็นไฟล์ Power Point หรือ บางร้านอาจจะไม่สะดวกให้โปรแกรมนี้ ก็สามารถให้ลูกค้า แปลงไฟล์งานจาก Power Point เป็น PDF. ก็ได้ เพื่อป้องการการผิดเพี้ยนของ ฟร์อนเอกสาร และหน้าเอกสารเคลื่อน จากการเปิดด้วยโปรแกรมที่ต่าง Vertion กัน

3 โปรแกรม สำหรับ ปรับแต่ง แก้ไข ออกแบบ

1. โปรแกรม adobe acrobatหรือ ที่เรียกกันว่า โปรแกรม PDF  ส่วนคำว่า PDF ย่อมาจาก “The Portable Document Format” แปลความหมายตรงตัวว่าฟอร์แมตเอกสารพกพาได้ ส่วนหนึ่งมาจากขนาดไฟล์ที่เล็กจนส่งต่อได้ง่าย ๆ เพราะ ไฟล์ PDF เกิดจากการรวมตัวของไฟล์หลายประเภท และมันได้ถูกบีบอัดจนเป็นไฟล์ๆ เดียวที่มีขนาดเล็กนั่นเอง ปัจจุบันนิยมใช้กันอย่างมากในการส่งไฟล์งานกันระหว่างร้านถ่ายเอกสาร กับ ลูกค้า
2. โปรแกรม adobe illustratorคือ โปรแกรมด้านการออกแบบ ที่เน้นการสร้างงานจากการวาด การสร้างภาพกราฟิกผ่านจอคอมพิวเตอร์ จุดเด่นของโปรแกรมนี้คือ สามารถสร้างภาพลายเส้นได้เป็นอย่างดี ได้รับการยอมรับให้เป็นหนึ่งในสุดยอดโปรแกรมด้านการออกแบบที่ใช้กันแพร่หลาย ทั่วโลก ในการออกแบบหลายแขนง ทำภาพประกอบในหนังสือ
3. โปรแกรม adobe photoshopคือ โปรแกรมที่ใช้สำหรับตกแต่งภาพถ่าย และภาพกราฟิก เช่นงานด้านสิ่งพิมพ์ นิตยสาร และงานด้านมัลติมีเดีย อีกทั้งยังสามารถตกแต่งภาพและการสร้างภาพ ซึ่งกำลังเป็นที่นิยมสูงมากในขณะนี้ เราสามารถใช้โปรแกรม Photoshop ในการตกแต่งภาพ การใส่ Effect ต่างๆได้

ทั้ง 3 โปรแกรมที่กล่าวมานั้น สามารถใช้ร่วมกันได้เป็นอย่างดี โดยสามารถ

นำมาประยุคใช้กับร้าน ถ่ายเอกสาร ได้ดังนี้

1. ลูกค้าส่งงานเป็น PDF ในโปรแกรม adobe acrobat สามารถใส่เลขหน้า เพิ่มข้อความ จัดระยะขอบ ปรับหมุนเอกสารเอียงให้ตรงได้ หากท่านใดที่ใช้โปรแกรมนี้ได้อย่างชำนาญ จะสามารถนำมาพัฒนางานเอกสารก่อนพิมพ์ของท่านได้เป็นอย่างมาก
2. ใช้โปรแกรม photoshop ปรับแต่งเพิ่ม กรณีไฟล์งาน PDF ที่ลูกค้าส่งมามีจุดด่างดำ มีขอบดำ หรือต้องการตัดต่อภาพ ปรับแต่งสีงานสแกนปกเอกสาร ทำให้งานก๊อปปี้เอกสารนั้นออกมาเหมือนเล่มจริงอย่างมาก หากท่านได้นำมาประยุคใช้ใน ร้านถ่ายเอกสาร แล้ว รับรองว่าโปรแกรมนี้ มันจะทำให้งานเอกสารของท่านตกแต่งออกมาได้สวยงามจริงๆ ของบอก
3. ส่วนโปรแกรม illustrator นำมาประยุคใช้ใน ร้านถ่ายเอกสารมาก คือ การออกแบบปก ออกแบบนามบัตร สติ๊กเกอร์ ฉลากสินค้า และอื่นๆ

หากท่านใช้งานทั้ง 3 โปรแกรมนี้ได้ละก็ ท่านก็ร้านถ่ายเอกสาร ระดับเทพนี่เอง แอดมินขอยืนยัน

 

เทคนิคการปรับแต่งไฟล์งานสำหรับร้าน ถ่ายเอกสาร

เอกสารส่วนมากที่นำมา ถ่ายเอกสาร หรือ สแกนเป็นไฟล์ pdf. หรือลูกค้าส่งงานมาให้ในรูปแบบของไฟล์ pdf. บางครั้งมาในรูปแบบไม่ค่อยสมบูรณ์มากนัก  อาจจะมีขาดบ้าง  ยับบ้าง  มีขอบดำบ้าง  แน่นอนว่าทุกท่านก็อยากได้เอกสารที่สวยๆ สมบูรณ์แบบ  ในบทความนี้จะมาสอน เทคนิคเบื้องต้นในการการปรับเอกสาร ง่ายๆ แต่ได้งาน ถ่ายเอกสาร เรียบร้อย สวยงาม ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1

เปิดไฟล์งานเอกสาร จากการสแกน หรือ ไฟล์งานที่ลูกค้าส่งให้ (pdf)

 

ขั้นตอนที่ 2

เมื่อเปิดขึ้นมาแล้ว ไฟล์งาน อาจจะมีเอียง หรือ มีขอบดำ

ขั้นตอนที่ 3

ทำการตัด ขอบ ไฟล์งานเอกสาร

ไปที่เครื่องมือที่ (1) Crop  ไปที่ (2) คลิกเม้าค้างใว้คลุมเฉพาะเนื้องานที่ต้องการหลังจากนั้นก็ปล่อยกด Enter 1 ครั้ง

ขั้นตอนที่ 4

เข้ามาสู่หน้าเพจระยะการตัดขอบงาน

4.1 Margin Controls ปรับระยะตัดขอบ บน ล่าง ซ้าย ขวา ได้ตามต้องการ

4.2 Page Range เลือกหน้าที่ต้องการตัดได้เอง

ขั้นตอนที่ 5

เมื่องานเอกสาร เอียงเบี้ยว  หรือ ต้องการปรับให้ตรง  ไปที่เครื่องมือ Αa

ขั้นตอนที่ 6 

มาที่หน้าเพจ Recognize Text  สามารถเลือกปรับเฉพาะหน้าได้ หรือ ปรับทั้งหมด  หลังจากนั้นก็คลิก ที่ OK

ขั้นตอนที่ 7 

งานที่ปรับแล้วก็จะไม่มีขอบดำ งานไม่เบี่ยว  ตัวหนังสือไม่ทับซ้อน  งานก็จะดูสวยขึ้นกว่าเดิม

สำหรับเทคนิคงานปรับแต่งงาน ถ่ายเอกสาร นี้ ทางเพจหวังว่าจะสามารถนำไปประยุคใช้ได้กับผู้เริ่มต้นเรียนรู้และเอาไปปรับใช้กับการ ถ่ายเอกสาร เบื้องต้นได้ นอกจากการปรับแต่งเอกสารแล้ว เรื่อง การถ่ายเอกสาร เข้าเล่ม แอดมินจะนำเสนอในบทความถัดไป